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為什么不能用微信、Excel管理復雜的建設項目?

2020-09-11 19:26:15  來源:互聯網

摘要:無論建設項目的規模、預算或時間框架如何,有一件事是肯定的:一切都從現場開始。
關鍵詞: 微信
      無論建設項目的規模、預算或時間框架如何,有一件事是肯定的:一切都從現場開始。

現場團隊需要持續分享3-6周計劃的進展,報告最新的檢查情況,指出是否所有與檢查關聯的任務都得到了恰當的處理。做到這一點,就需要獲取最新的、理想情況下實時的計劃版本。
為掌握短期計劃,許多建筑界人士使用微信來跟進。原因是計劃是實時的,而在微信內你可以隨時添加照片和視頻,并在群組中與多個用戶分享,你甚至可以給人貼上標簽。與死氣沉沉的Excel表格相比,這已經向前邁進了一步。
但這種管理方法存在一個大問題,像微信、QQ這些工具不是為管理項目而設計的。因此,如果你試圖依靠它們將你的3-6周計劃與主進度計劃聯系起來,你將會面臨許多挑戰。
首先,你通過微信或QQ分享的數據都是靜態的,缺乏需要項目團隊提前計劃和監控任務進度的環境。如果使用微信或QQ來報告和監控流程,你最終需要專人負責每周從平臺上提取信息,讓所有人都能獲取最新的動態。
因此,這種方式很快就會再次變成人工密集型方法,你最終會服務于被無數關鍵信息包圍的過時項目群,這些信息沒有來龍去脈,與各自的任務沒有任何聯系。這會導致更多的中斷和延誤,將會對你的項目預算產生嚴重影響。

 

建設項目管理

 


值得一提的是,44%的施工延誤是施工項目開發過程中的中斷造成的。從這個意義上說,減少執行過程中的阻礙需要成為項目團隊的主要焦點,進而控制預算。
如果深究,我們會發現這44%背后的四個主要因素可以歸結為以下幾個方面:
44%——由于錯誤造成的延誤
18%——由于回復RFI太晚造成的延誤
20%——規格變更
18%——惡劣天氣及其他因素
從這個意義上說,將項目群與現場實時完成的活動聯系起來,是建設項目獲取更好進度可見性的關鍵,在這樣的可見性中,每個行動都能與正在進行的任務無縫聯系。然而,報告和監控施工進度并不是一件容易的事。許多公司仍然依靠紙筆或無休止的電子郵件對話來交流項目重要的最新資訊,標記需要立即采取行動的關鍵問題。這可能導致重大的故障停機時間和昂貴的項目中斷。
最重要的是,許多利害關系人可能不會一次性分享所有必要的信息,因為他們擔心要負責最初計劃的阻礙問題。這無疑使得試圖確保項目在預算內按時交付的項目主管和領班的處境更加困難。如果選擇依賴Excel或者微信、QQ等工具,項目經理和項目主管最終會犯重大錯誤,因為他們會在沒有準確了解短期計劃和總體計劃的情況下倉促做出決定。
換句話說,項目主管需要一種工具,該工具能讓他們充分了解項目,并對每次與他們合作的人保持不同程度的透明度。這是Excel或者微信、QQ等工具不能做到的。你的項目群應反映現實。大多數情況下,錯誤和延誤最終會將你的項目置于極端壓力之下。報告進度的方式似乎是主要的痛點領域之一,因為現場所發生的事和項目群所反映的事之間聯系很差。
這種不匹配會導致許多問題,將嚴重損害你的項目:
1.延誤管理不善——如果項目團隊沒有意識到現場最嚴重的問題,就不可能及時行動并控制損失。這就是為什么快速標記問題會是項目的力挽狂瀾者。因為在一天結束時,如果你克服了延誤問題,你的預算就是安全的。
2. 關鍵信息沒有及時共享——問題總在現場出現。最重要的是,報告和處理的速度有多快,確保不同項目代理之間透明有效的溝通能為項目節省時間和資源。
3. 分包商到達現場徒勞無獲——這是前一點的自然延續。為了讓項目按預期發展,所有的團隊都需要達成共識。即便是最輕微的誤解,你的3-6周計劃也會大大滯后。
4. 材料丟失或放錯地方——論及材料,對計劃的清晰概述最為重要。如果對接下來發生的事以及當前的項目需求缺乏良好的理解,就可能導致材料受損、丟失或放錯地方。此外,這抹殺了建立標準化材料訂購流程的可能性,該流程有助于減少建筑成本和浪費。
5. 沒完沒了的會議和電話——“按照計劃我們做得怎么樣了?”這個問題會在每天的現場會議中引發沒完沒了的討論。用清晰簡單的方式裝備團隊并報告進度,使用正確的數字工具,所有的團隊成員都能實時看到他們在項目計劃進度上的位置。
一個典型的億元項目平均每年經歷600次中斷,考慮到所有這些因素,這一點都不奇怪。更為糟糕的是,這些中斷可能需要長達7天才能解決,而25%的中斷從未收到過回復。

 

建設項目管理

 


綜上,如果你想讓項目保持進展,你的項目群就需要反映現實。但要清楚的是,所有建設項目都需要團隊的努力和清晰的溝通,這樣才能成功。
能夠實時和隨時掌握項目真實情況并及時知道偏差的項目管理工具,如8MSaaS PM項目管理工具,正符合你的需要。
1.與實際業務交互實時互連
8MSaaS PM幫助你將項目工作進行自然分解,強化執行適當的責任與承諾,所有的責任劃分與執行狀況一目了然,并聯動實際業務情況進行考核和績效評價。當某團隊成員更改其承諾時,8MSaaS 會自動通知其他相關人員。對于可能無法完成的承諾,系統會在項目概覽頁面發出預警提示,清晰地識別這些不利事件的風險,快速做出有效的決策。
2.項目計劃與執行密不可分
在8MSaaS PM中,計劃和執行實時同步更新的,數據真實可靠,不可更改。一個項目有且只有一個當前計劃,團隊成員可以實時共享最新的項目進展情況。
——確保每個團隊成員都即時更新項目中已更改的日期及其可交付成果的依賴
——確保每個團隊成員都能按要求將可交付成果提交給上級評審
——確保每個團隊成員都及時評審需要其評審的可交付成果
3.范圍與溝通一起管理
8MSaaS 支持采用迭代式的方法來溝通需求,促使項目團隊盡早開始溝通及理解需求,繼而制定需求交付計劃。為防止溝通裂痕,8MSaaS能做好溝通聊天和承諾記錄,保持信息的流通;同時透過實時的記錄,做到有跡可查,減輕人腦記憶的依賴。系統還有文檔收集功能,更易于項目的文檔集中管理,避免文件散落,保護資料完整性。
4.資源需求和依賴清晰明確
8MSaaS令資源與可交付成果的依賴盡可能明確,自動跟蹤間接依賴,自動監測不恰當的依賴并在需要時警告相關人員(如:一個逾期完成的可交付成果會導致其他可交付成果也逾期),讓所有資源需求與依賴關系一目了然。

 

建設項目管理

 


5.實時了解項目及項目成員績效
8MSaaS PM的所有數據都存儲在數據庫中,監控和分析變得更加簡單,你可以實時追蹤項目進展狀態。當系統里的項目計劃和執行可清晰拆分時,你能第一時間發現偏差。當系統實時追蹤責任和職責,你就能同時準確洞悉項目成員的績效問題。
6.問題與風險自動跟蹤上報
8MSaaS 可幫助你識別風險的概率、風險處理的優先級別及其處理方法。并且,它還能實時匯總所有相關的問題與風險及其解決方法,從而統一有序地管理所有問題與風險,提高項目的成功率。如果8MSaaS PM等項目管理工具使用得當,能在項目管理過程中發揮至關重要的作用,因為它可以無縫連接不同的團隊和利害關系人,促進基于事實的工作方式。
當項目規模擴大、復雜程度提高時,8MSaaS PM管理數據真實性及完整性的獨特優勢,再加上它的實時責任跟蹤能力,能產生“十目所視,十手所指”的作用,8MSaaS項目管理信息的高度可靠性使人們保持誠實,從而讓整個團隊能更科學更安全地完成項目。了解更多關于8MSaaS項目管理工具的更多信息:http://www.8msaas.cn/project/project_9Areas.html

 


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責編:chenjian
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